Samenwerking Duo+
Aansturen en doorontwikkeling organisatie
Het opdrachtnemer-opdrachtgeveroverleg (OGON) overleg vormt de basis van de samenwerking en is het platform voor de onderlinge afspraken over producten en dienstverlening. Los daarvan is de dienstverlening van de maatwerkopdrachten geprofessionaliseerd en worden deze vooraf goed en duidelijk vastgelegd en conform de leveringen afgerekend. Duo+ heeft een directieplan opgesteld met doelstellingen voor 2023 en 2024. Duo+ wil onder andere de basis versterken en zet zich in om een goede samenwerkingspartner te zijn voor de DUO-gemeenten.
Rechtmatigheidscontrole
In 2024 zijn alle processen voor wat betreft de interne controle in de lijn belegd. Dit betekent dat de proceseigenaren samen met de teams/afdelingen de interne controles aan de hand van deze processen zelf uitvoeren. Het VIC-team toetst of deze interne controles goed uitgevoerd zijn en zal afhankelijk van de kwantiteit en de kwaliteit van de lijncontroles eventueel nog zelf controles uitvoeren. Hiermee is de interne beheersing sterk verbeterd en is het college van burgemeester en wethouders in positie om een goede rechtmatigheidsverklaring aan de gemeenteraad te kunnen afleggen.
Inkoopfunctie
In 2023 moet de uitwerking van een inkoop organisatie verder uitgerold worden in de richting die in 2022 ingezet is. Alle vier de DUO-organisatie werken aan de hand van dezelfde beleidsnotitie inkoop en aanbesteding en handboeken. Ook is in 2023 een contractbeheersysteem ontsloten en is de adviesfunctie voor inkoop en aanbesteding voor de gehele DUO-organisatie geborgd. Dat geldt zeker ook voor het maatschappelijk verantwoord inkopen. Hierin voeren de gemeenten wel een “eigen beleid” maar de toepassing van dit beleid wordt wel zoveel als mogelijk in de gezamenlijkheid gedaan.
Optimaliseren, digitaliseren en waar mogelijk (verder) harmoniseren van administraties en processen.
Ook in 2023 blijft het ver(der)gaand digitaliseren en waar mogelijk harmoniseren van processen en administraties een belangrijk speerpunt. Dit is een continu proces voor heel het samenwerkingsverband. Digitaal zaakgericht werken en archiveren (een wettelijke verplichting voor zowel Duo+ als de DUO-gemeenten), levert hier een belangrijke bijdrage aan. In 2022 is een start gemaakt met de aanbesteding van het huidige zaaksysteem, dit in verband met een aflopend contract. De implementatie zal in 2023 gestart worden waarna het systeem in 2024 in gebruik genomen wordt.
Implementeren van de uitvoeringsagenda voortvloeiende uit het informatiebeleidsplan
De vaststelling van het informatiebeleidsplan heeft in 2022 plaatsgevonden waarna de verdere uitrol in 2023 tot en met 2025 zal plaatsvinden.
Borgen zaakgericht werken in de vier organisaties
Digitaal werken ontwikkelt zich in hoog tempo en hier moet adequaat op ingespeeld worden. Duo+ heeft hierbij de verantwoordelijkheid om kennis te delen, taken in te richten en te adviseren over de werkprocessen om de archieven kwalitatief op orde te krijgen en te houden. Daarnaast hebben alle organisaties een eigen verantwoordelijkheid om zaakgericht te werken en er voor te zorgen dat er geen achterstanden ontstaan. In 2020 vielen alle vier de organisaties onder verzwaard toezicht in het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT). De afspraak is dat zaakgericht werken ook in 2023 en verder volledig geborgd is en blijft in de vier organisaties.
Transitie Personeel & Organisatie
Door de vorming van adviesteams is een betere aansluiting gevonden bij de vraagstukken van de partnerorganisaties en daarmee is professionelere dienstverlening tot stand gekomen. In onze organisatie was al een sterk adviesteam aanwezig. Met de extra aangevraagde middelen in de begroting wordt dit model overgenomen door de andere DUO-gemeenten. Dit bevordert de kwaliteit van het P&O team in de brede samenwerking. Voor 2024 staat aantrekkelijk werkgeverschap en de inrichting van een platform voor personele beweging centraal, dit om de doorstroom en talentenontwikkeling te bevorderen.
Inclusief werkgeverschap
We streven naar een divers personeelsbestand dat een afspiegeling is van de inwoners van Diemen. De organisatie voldoet aan de verplichtingen die voortvloeien uit de Wet banenafspraak (Quotumwet). We trekken hierin op met Duo+ en Team Personeel & Organisatie.